• AWS ARCHIVE

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  • AWS-Achat

    AWS édite aussi AWS-Achat solution de dématérialisation des Marchés Publics .

    www.marches-publics.info
  • AWS-légalité

    AWS édite aussi la solution de télétransmission d'acte.

    www.aws-legalite.info/
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    Avenue-Web Systèmes

    AWS - Avenue Web Systemes

    97 rue du Général Mangin
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AWS Archive - Cadre réglementaire

Loi du 13 mars 2000 (modifiant le code civil), un document électronique signé a la même valeur légale sous réserve d'être : "Conservé dans des conditions de nature à en garantir l'intégrité"

Les dispositions relatives aux archives s’appliquent aux documents quel que soit leur support matériel, donc y compris aux documents électroniques. Leur durée d’archivage, la décision d’archiver à long terme et le choix des documents suit les règles énoncées pour les documents produits sous forme papier.

Les questions de la fiabilité des documents archivés et de la pérennité du contenu de ces documents sont fréquemment soulevées lorsqu’on évoque l’archivage des documents électroniques.
- La fiabilité des documents archivés réside dans la confiance accordée à la personne publique.
Comme la signature au bas des actes papier, c’est la signature électronique qui confère un caractère de référence, et une attestation ou un certificat de nature administrative qui les rend fiables préalablement à leur archivage.
- La pérennité s’apprécie en terme de sécurité dans la conservation des documents, l’obsolescence rapide pouvant entraîner une non lisibilité des informations dans des délais relativement courts (entre 5 et 10 ans).
Un document électronique est un document indissociable des équipements logiciels et matériels capables de l’interpréter et de la rendre intelligible.

Il en découle que la préservation d’un document ne peut se résumer à sa préservation en tant qu’objet physique entreposé (on ne peut se contenter d’assurer l’intégrité bit par bit de la donnée numérique) ; il faut plutôt préserver la capacité de rendre la donnée intelligible.

Accès et disponibilité des données

Pour établir des échanges numériques avec les Archives départementales, la phase de réalisation doit autoriser l'accès et la restitution des informations et des documents dans le temps. Si les formats originels ne sont pas conformes à des formats retenus pour la conservation à long terme (TXT, PDF, XML pour les fichiers texte ; TIFF CCIT groupe IV, PNG pour les images), il devra être procédé à une conversion..
L'archivage des données, devra être accompagné d'un fichier initial de format TXT contenant les méta données de conservation (structure des fichiers, dictionnaires des données, codes, dates…), les méta données de description tant des données que des matériels et logiciels, les méta données de gestion (objet, volumétrie, date,..).

Afin de garantir l'intégrité et l'authenticité des dossiers électroniques il conviendra de se référer à la norme AFNOR NF Z 42-013 et aux préconisations du groupe INTERPARES (International Research on Permanent Authentic Records in Electronic System) qui indiquent les procédures permettant d'assurer une traçabilité des opérations, ainsi qu'un système d'options visant à assurer une sécurité maximum du système (établissement d'un dossier de prescriptions techniques du système, d' horodatage des historiques des événements, journal quotidien des événements, des opérations, édition d'attestation accompagnant chaque procédure…).

Durée d’utilité administrative :
- Offres non retenues : 5 ans
- Marchés de services et de fournitures attribués : 10 ans
- Marchés de travaux attribués : 30 ans

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